مساعد تنفيذي

توفير مجموعة واسعة من الدعم الإداري والسكرتارية المعقدة لـ RGM؛ توصيل المعلومات نيابة عن المدير العام وضمان التشغيل الفعال لمكتب المدير العام. بالإضافة إلى ذلك، يوفر الدور كما هو مطلوب مستوى عالٍ من المساعدة الإدارية والسكرتارية لمدير قسم Market Hall ومديريه.
الرد على المكالمات الهاتفية وتصفية المتصلين مع الاحتفاظ بالسجل لتتبع الرسائل المهمة وتحديث GM حسب الاقتضاء
مسؤول عن حفظ المستندات القانونية للقسم بشكل آمن، مثل اتفاقيات الموردين والعقود وما إلى ذلك.
يراعي السرية عند استلام المستندات وإرسالها مع الحفاظ على تحديث السجل الخاص بالقسم
يقوم بتأليف وثائق معقدة لغرض توصيل المعلومات للموظفين، أي المذكرات والإعلانات الداخلية
تشغيل وصيانة المعدات المكتبية مثل جهاز الفاكس / ناسخة / الماسح الضوئي)
المساعدة في التحضير للاجتماعات لمديري الأقسام والمهام الأخرى المتعلقة بالمكتب / أعمال القسم كما هو مطلوب. اتخاذ إجراءات بشأن مقترحات الأعمال (المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني)، وإرسال ردود الاعتذار / الندم إذا لم تكن مرتبطة بأعمال القسم وإعادة توجيهها إلى المدير العام فقط جميع الشركات المحتملة لمراجعته
يكمل مجموعة واسعة من المهام الإدارية لـ RGM بما في ذلك: إدارة تقويم المواعيد النشط والديناميكي للغاية؛ استكمال تقارير النفقات؛ تأليف وإعداد المراسلات التي غالبًا ما تكون سرية؛ ترتيب خطط السفر المعقدة والمفصلة، ومسارات الرحلة، وجداول الأعمال؛ وتجميع المستندات الخاصة بالاجتماعات المتعلقة بالسفر مع جدولتها وتفاصيلها.
يخطط وينسق ويضمن اتباع جدول GM واحترامه. يوفر دور "حارس البوابة" و"البوابة"، مما يخلق مواقف مربحة للجانبين للوصول المباشر إلى وقت ومكتب RGM. ضمان سياسة الباب المفتوح.
يساعد في جدولة اجتماعات فريق إدارة القسم حسب الضرورة.
يعمل بشكل وثيق وفعال مع RGM لإبقائه على اطلاع جيد بجدول أعماله ومتابعته بشكل مناسب.
يتواصل مباشرة وبالنيابة عن RGM مع DM والموظفين.
يعمل ضمن إرشادات محددة على نطاق واسع داخل القسم مثل تولي وظائف أخرى مثل مسؤول الموارد البشرية وموظف الاستقبال في غيابهم وتقديم المساعدة لموظفي قاعة السوق كما هو مطلوب.
يعمل كدعم مكتب خلفي للعملاء لضمان توجيه شكاواهم وطلباتهم إلى الأطراف المعنية.
- التنسيق مع وكالات السفر وموظفي حجوزات الفنادق كما هو مطلوب.
- التنسيق مع السفارات المختلفة للتأكد من مراعاة سياساتها وإجراءاتها بشكل جيد لضمان التطبيق السلس والسريع للتأشيرات.