موظف الإستقبال

تحية الزوار: نرحب بالضيوف والعملاء والموظفين عند وصولهم إلى المكتب أو منطقة الاستقبال بأسلوب ودود ومهني.
الرد على المكالمات الهاتفية: إدارة المكالمات الواردة وتوجيهها إلى القسم أو الفرد المناسب. خذ الرسائل بدقة وتأكد من تسليمها على الفور.
جدولة المواعيد: تنسيق وجدولة المواعيد والاجتماعات وقاعات المؤتمرات للموظفين والعملاء باستخدام التقويمات الرقمية أو برامج الجدولة.
الدعم الإداري: المساعدة في المهام الإدارية مثل إدخال البيانات وحفظ الملفات والمسح الضوئي وإعداد المستندات حسب الحاجة لدعم الأقسام المختلفة.
التعامل مع البريد والتسليمات: تلقي وفرز وتوزيع البريد الوارد والطرود والتسليمات. قم بإعداد البريد والطرود الصادرة للاستلام أو الشحن.
الحفاظ على منطقة الاستقبال: حافظ على منطقة الاستقبال نظيفة ومنظمة ومجهزة بشكل جيد في جميع الأوقات. تأكد من تخزين اللوازم المكتبية وأن المعدات في حالة جيدة.
توفير المعلومات: الرد على استفسارات العملاء والزوار والموظفين من خلال توفير معلومات دقيقة أو توجيههم إلى المورد المناسب.
الأمن والتحكم في الوصول: مراقبة الوصول إلى المبنى، وإصدار شارات الزائر، والتأكد من الامتثال لبروتوكولات وإجراءات الأمان.
الاحتفاظ بالسجلات: الاحتفاظ بسجلات الزوار وجداول المواعيد والسجلات الأخرى ذات الصلة بدقة وسرية.
خدمة العملاء: تقديم خدمة عملاء استثنائية من خلال معالجة المخاوف وحل المشكلات وضمان تجربة إيجابية لجميع الزوار والمتصلين.